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10 Gründe, warum Sie Ihre druckfertige PDF mit der PDF-Vorlage vom Kunden vergleichen sollten

1. Es wird nie die Original-PDF gedruckt, sondern immer eine modifizierte Datei

Selbst wenn die PDF-Datei von Ihrem Kunden perfekt ist, werden Sie die Datei fast nie unverändert drucken. Schon beim Preflight wird die PDF geladen und neu gespeichert. Und zumindest von der Software zum Ausschießen wird die PDF erneut geladen und modifiziert gespeichert. Bei der Verwendung eines Workflows (siehe Punkt 3) kommen im allgemeinen noch mehr Tools zum Einsatz, die Modifikationen an der PDF vornehmen.

Auch wenn Sie keine manuellen Änderungen an der Original-PDF gemacht haben, ist die Druckvorlage nicht mehr identisch mit der Kundendatei. 

2. PDF ist ein hochkomplexes Format und deshalb fehleranfällig

Sicher, das Portable Document Format (PDF) ist als layout-erhaltendes Austauschformat zwischen verschiedenen Systemen gedacht. Aber die Spezifikation des Formats ist sehr komplex und es gibt zahlreiche Versionen - PDF 1.0 bis PDF 1.7 - und Subformate - PDF/X, PDF/A, PDF/E und PDF/UA. Allein für das druckrelevante Subformat PDF/X gibt es bis jetzt sieben Spezifikationen: PDF/X-1a:2001, PDF/X-3:2002, PDF/X-1a:2003, PDF/X-2:2003, PDF/X-3:2003, PDF/X-4, PDF/X-5.

Jedes Format erlaubt andere Befehle, Einstellungen und Darstellungsmöglichkeiten. Hinzu kommt, dass Bearbeitungsprogramme PDFs in einem Format laden und in einem anderen Format wieder speichern. Es gibt also viele Gründe, warum der Inhalt einer PDF sich im Laufe der Bearbeitungskette ändern kann. Und das hat manchmal den unerwünschten Nebeneffekt, dass es zur veränderten Darstellung von Grafik- oder Textelementen kommt.

3. Eine Workflow-Software kann nicht alle Fehler verhindern, nur reproduzierbar machen

Wenn Sie eine Workflow-Software verwenden, gilt nach wie vor, was in Punkt 1 und Punkt 2 angesprochen wurde. Durch den Workflow wird zwar der Ablauf der Bearbeitung bei Ihnen standardisiert, aber trotzdem kommen die Eingabedateien von den Kunden in allen möglichen Variationen bei Ihnen an. Und die Dateien werden auf dem Weg zur druckfertigen PDF von mehreren Softwaretools modifiziert.

Ein sorgfältig konfigurierter Workflow wird viele Fehler verhindern - aber leider nicht alle.

4. Sie sollen Modifikationen an der Kunden-PDF vornehmen und möchten Ihre Änderungen überprüfen

Häufig kommt es auch vor, dass Sie vom Kunden eine ältere PDF-Vorlage bekommen und hieran vor dem Druck Aktualisierungen vornehmen sollen. In einem solchen Fall möchten Sie die alte PDF mit der neuerstellten PDF vergleichen. So können Sie überprüfen, ob alle vom Kunden gewünschten Änderungen gemacht wurden. Und natürlich auch, ob sich nicht unabsichtlich durch die Bearbeitung an anderen Stellen etwas verändert hat.

5. Bei der Bogenmontage aus mehreren PDF-Dateien kann es zu fehlenden oder überzähligen Nutzen kommen

Gerade bei Druckaufträgen, die aus mehreren einzelnen PDF-Dateien bestehen, kann es beim Ausschießen vorkommen, dass ein Nutzen mehrmals oder gar nicht auf dem Druckbogen vorkommt. Sie möchten deshalb sicherstellen, dass von jedem Nutzen die korrekte Anzahl auf dem Bogen platziert ist.

6. Beim Ausschießen können die Vorlagen ungünstig beschnitten werden oder es kommt zu inkorrekten Überlappungen

Wenn eine PDF-Vorlage nicht korrekt angelegt wurde, beispielsweise der Randbeschnitt nicht berücksichtigt ist oder die PDF-Boxen fehlen, kann es beim Ausschießen zu Fehlern kommen. Außerdem kann es vorkommen, dass Markierungen auf dem Bogen mit den Nutzen überlappen. Bei der Verwendung eines Bundversatzes können Sie sehen, welche Teile von den Nutzen an den Innenkanten verloren gehen.   

7. Ihre Kunden betrachten PDF-Dateien eventuell mit anderen Einstellungen als Sie

Unter Umständen betrachten Ihre Kunden die eingereichten PDF-Dateien mit einem anderen PDF-Viewer (z.B. mit Apple Vorschau) oder mit anderen Einstellungen als Sie. In diesem Fall sind Überdrucken-Eigenschaften für Ihre Kunden nicht sichtbar, selbst wenn Sie in der PDF vorhanden sind. Das erwartete Ergebnis weicht dann vom tatsächlichen Druckergebnis ab.

8. Wenn Sie PDF-Dateien mit einem Grafikprogramm editieren, können Sie versehentlich Grafik- oder Text-Elementen löschen, duplizieren oder verschieben

Wenn Sie an einer PDF-Datei manuelle Änderungen vornehmen - z.B. mit Adobe Illustrator oder Acrobat - kann es passieren, dass Sie Grafik- oder Textteile versehentlich löschen, duplizieren oder verschieben. Manchmal werden auch Elementteile verdeckt oder zuvor unsichtbare Elemente werden wieder sichtbar.

9. Grafik-Elemente können durch Softwarefehler falsch oder gar nicht angezeigt werden

Wegen der Komplexität des PDF-Formats ist es selbst für marktführende Softwarehäuser nicht einfach, fehlerfreie Software zu entwickeln. Teilweise werden Abweichungen zur PDF-Spezifikation ignoriert und führen zur erwarteten Darstellung. Teilweise können solche Abweichungen aber zu fehlerhaften Anzeigeergebnissen führen. Insbesondere das Verhalten bzgl. Transparenzen, Füll-Algorithmen und Grafikformaten ist fehleranfällig. In Kodak Pandora können beispielsweise Graustufen-Bitmaps verloren gehen, wenn sie kein Farbprofil enthalten.

10. Wenn Sie einen Fehler früh erkennen, sparen Sie ein Vielfaches an Kosten

Es gibt eine Faustregel, nach der die Kosten für einen Fehler mit jedem Produktionsschritt ungefähr um das 10-fache steigen. Also wenn ein Fehler im Preflight noch €10 kostet, dann sind die Kosten beim RIP bereits auf €100 gesteigen, bei der Plattenerzeugung sogar auf €1000. Noch höher sind die Kosten für Fehler, die in den Druck gehen.

Also je früher Sie einen Fehler erkennen und beseitigen können, umso besser!

Wie Sie Ihre druckfertige PDF mit der PDF-Vorlage vergleichen können?